70-kilomeetristest laevadest sujuva süsteemini

Andmeid on palju ning neid tekib pidevalt juurde, ent nende kiire leidmise ja tõhusa kasutamise võtmeks on hästi korraldatud andmehaldus. Statistikaamet koordineerib andmehaldust Eestis ning juhendab ja nõustab avaliku sektori asutusi andmete korrastamisel. Selles blogisarjas jagame erinevate asutuste kogemusi, väljakutseid oma andmehaldussüsteemi edendamisel – aga ka nende nõuandeid teistele organisatsioonidele.

Transpordiameti (andme)tööpõld on äärmiselt kirev: lennuohutusest ja sadamatest konnatunnelite ja Maanteemuuseumi museaalideni. Kuidas tagada andmete kvaliteet, kui olulist infot kogutakse tohutul hulgal ning kuidas andmemajandus ühtse süsteemina toimima panna? Transpordiameti edu võtmeks on olnud nende analüütika ja andmete üksuse juhi Reimo Tarkiaineni ning andmehalduri Martin Otsa tugev liit ja järjekindel töö. Nüüd jagavad nad oma kogemusi ka statistikaametiga.

Alusta suurest pildist ja väikestest sammudest

Transpordiameti loomise ajal oli Eestis küll kujunemas andmehalduse raamistik, aga samas tuli ametil tegeleda tuli lausa 80 andmekoguga. Ameti analüütikatiimis oli suur tahe ja valmisolek muutusteks, aga puudus eestvedaja: varem oli andmehalduse-teadmus üksikute analüütikute peas ja igaüks tegutses parima äranägemise järgi. Otsa juhendamisel tekitati kõigepealt “helikoptervaade”: millised andmebaasid ja teenused on olemas, mis tasemel on dokumentatsioon, kes mida teab ja teeb. Võeti suund metaandmete parandamisele, et tekiks ühtne süsteem ja järjepidevus ning hakati jälgima, et andmevigu parandataks juba algallika tasemel. 

Analüütika ja andmete üksuse kui esimeste katsetajate entusiasm on aidanud kolleegide kahtlusi hajutada ja edulugude toel kasvab ka teiste üksuste usaldus. Nüüd juba pigem küsitakse „miks meie ei ole esimesed?“, kuid skeptikuid leidub praegugi. Ots ja Tarkiainen usuvad siiski, et kolleegide isiklik positiivne kogemus ja teadlik juhtimine on edaspidigi kõige võimsamad motivaatorid. Transpordiametis alustati uue süsteemi loomist ülevalt alla – peadirektorist ja IT-juhist; juhtkonnale jäeti aega andmehalduse korraga tutvumiseks ja kõigile küsimustele leiti vastused:  “Andsime asutusele kindlust ka sellega, et ei tahtnud lihtsalt inimestele uusi rolle peale suruda, vaid näidata reaalset kasu ja leida koostöökohti. Uute ülesannetega kohanemisel oli alati abiks partner andmehalduse või analüütika poolelt.”

“Me ei taha inimestest lahti saada, me tahame, et nad ei peaks mõttetut tööd tegema”

Uued töövahendid tekitavad arusaadavalt umbusku: ka siin on pilootgrupist abi. Ots katsetas läbi hulgaliselt erinevaid töövahendeid andmekataloogi ja -kvaliteedi arendamiseks, et leida seda ühte sobivat, mis kataks kogu organisatsiooni vajadused ning oleks abiks nii analüütikule kui juhile. Ent kasutajatel endal peab olema uudishimu ja arenemissoov. 

“Alustuseks vali välja andmekogud, millele sa hästi ligi pääsed ja mis toetavad otse su teenuseid. Loo hea dokumentatsioon, et info ei oleks ühe inimese peas ja ehita edulugu, millele ka teised saaksid tugineda,” on Transpordiameti nõuanne. Automatiseerimise eesmärk ei ole võtta inimestelt tööd ära, vaid jätta neile aega oma põhitööga tegelemiseks. Transpordiamet liigub teadlikult selles suunas, et andmehalduse protsessi oleksid kohe sisse kirjutatud andmete kirjeldamise ja kvaliteedi nõuded. „Andmekvaliteedi kontrollimine on ka hea ennetav meede. Kui keegi tuleb välja uue ideega, saame kohe uurida, kas ta on mõelnud vajalikele määrustele ja andmekirjeldustele ning arendaja kurssi viinud. Mõtteviis, et andmete haldamine on harjumus, peab kaasa tulema,“ märgib Ots. Transpordiameti eesmärk on olla andmepõhine organisatsioon ning üks nende direktoritest on andmehalduse sponsor[1], kes aitab muu hulgas arendusmeeskonnas „maha müüa“ ideed, et eesmärgini jõudmiseks on vaja andmeid kirjeldada. 

Kord aitab korda luua, kasu paneb kaasa mõtlema

Paljud ameti töötajaid oleksid valmis andmete korrastamisega kaasa minema ka siis, kui andmehalduse kord ei kohustaks. Aga kord annab üldise orientiiri kogu asutusele. “Väga hea, et korra kinnitamise hetkeks oli meil juba suur pilt oli olemas ning esimesed katsetajad leitud – see aitas ka teisi veenda,” räägib Tarkiainen. Alati võib ju määrusega vehkida ja kohusetundele rõhuda, aga olulisem on panustada sellesse, et inimesed mõistavad, mida neilt oodatakse ning tahaksid Eesti elu paremaks muuta.

Kõige parem on alustada konkreetse probleemi lahendamisest ning näidata, kuidas ühekordne suurem panus aitab hiljem aega kokku hoida ja kuidas koostöös analüütiku ja andmehalduriga tekib toimiv lahendus korraliku dokumentatsiooniga. Näiteks küsitakse Transpordiametilt tihti, kui palju Eestis juhtimisõigust välja antakse, aga kuidas seda hinnata? Kas eksami sooritajate, väljastatud juhilubade arvu või mõne muu näitaja alusel? Kui andmed kord ära kirjeldada, on info edaspidi lihtsalt leitav ka siis, kui inimesed vahetuvad ja korralik andmekataloog toetab analüütikut igapäevases töös. Täna loodud dokumentatsioon aitab otsuseid teha ka viie aasta pärast.

Mida absurdsem on probleem, seda rohkem see liigutama paneb. Ühes Transpordiameti tabelis venisid 12-meetrised väikelaevad müstiliselt 70-kilomeetristeks. Teises tabelis ilmusid välja ühe kuu vanused laevakaptenid. Ühelt poolt saab sellistele anomaaliatele tähelepanu juhtides vead parandada ning näidata, kuidas standardite abil edasisi vigu vältida. Lisaks on see hea näide, kuidas andmehaldus toetab otsesemalt või kaudsemalt kogu asutuse tööd. Andmehalduse, IT-osakonna ja analüütikute koostöös sünnivad uued arendused andmete korda tegemiseks. Kvaliteetsed andmed annavad omakorda kindluse nii sisuosakondadele kui ka tugiteenustele, samuti asutuse teenuste tarbijatele. Transpordiamet teeb suuri investeeringuid Eesti taristu korrashoidu, seega on oluline, et näiteks ohtlike teelõikude ümber ehitamisel oleksid korrektselt kaardistatud liiklusõnnetuste asukohad. 

Tarkiainen ütleb, et andmehalduse meeskond töötab sellega, mida teised toodavad – asjade parandamiseks tuleb minna andmete algallikateni välja. „Andmete koguja peab aru saama, et tema tegevusel on mõju ning kontroll aitab luua kvaliteeti. Kvaliteetsete andmete puhul on ka lihtsam otsustada, millist infot me saame välja anda, ilma et peaks vaidlema, mida keegi sõiduauto all mõistab või kas midagi on vaja kooskõlastada.“

Jagatud andmetest on rohkem kasu

Transpordiamet teeb andmete osas aktiivselt koostööd teiste asutustega (näiteks PPA või Maa-amet). Lisaks kuuluvad nad kliimaministeeriumi haldusalasse, kus asub peagi ametisse andmehaldusjuht, kes aitab (koos)tööd kindlasti rohkem edendada. Ent Ots ja Tarkiainen tõdevad, et sõltuvalt erinevatest prioriteetidest on vahel targem koostööd teha, teine kord jälle tiimina kiiresti minna (ja sellisel juhul saab statistikaamet kompetentsikeskusena toeks olla). Asutuste rollid ja kompetents on erinevad ning koolitused võiksid olla võimalikult lühikesed ja konstruktiivsed. Siiski aitab hästi korraldatud andmehaldus kiirendada ka omavahelist arusaamist ning andmehalduse alasest koostööst saavad kasu ka konkreetse asutuse sisuosakonnad. Transpordiameti hinnangul ilmneb toimiva andmehalduse mõju esialgu selgemalt asutustes, kellel on rohkem kliente – see innustab mõtlema innovaatilisemalt ja paindlikumalt. Ka ühe üksuse tasandil ei pruugi konkreetne kasu kohe välja paista, seega tasub vaadata asutust tervikuna. 

Asutused kipuvad mõtlema oma tegevuse keskselt, aga kuidas oma andmeid ja andmehaldusteadmisi paremini teistega jagada? Tarkiaineni sõnul on suurimaks probleemiks see, et olemasolevatest andmetest pole täpset ülevaadet. „Andmekataloog on asutusekeskne ja seal on rohkem andmeid, kui tarbijale avalikustatakse. Kui kõik andmed oleksid hästi ära kirjeldatud, suureneks ka huvi nende vastu,“ tõdeb ta. Ideaalis võiks tekkida riigi „andmeportfell“, mis annaks aimu, kust milliseid andmeid leida ning milline on andmemajanduse laiem pool. Andmete potentsiaali välja toomisel võib suur kasu olla ka uurimistööd kirjutavast tudengist, andmetesse kaevuvast ajakirjanikust või asjaarmastajatest andmeaktivistidest. Nii otsis anonüümne foorumikasutaja Transpordiameti avalikest andmetest välja kõige rohkem roostetavad autod ja sõidukimargid, mille rehvid kõige kiiremini kuluvad. Hiljuti analüüsisid erinevad meediaväljaanded sõidueksamite statistikat ja leidis, et Tallinna piirkonnas on eksamineerijate lõikes suured erinevused eksami edukalt sooritamisel.  Kui riik teeb andmed kättesaadavaks, näeb ka asutus ise oma arengukohti!